對善于利用電話的銷售人員而言，電話是一項犀利的武器，因為電話沒有界限，節省時間、經濟，同時電話營銷比面對面直接營銷在一小時內能接觸更多的客戶。
電話一般在下列三種時機下使用：
　　預約與關鍵人士會面的時間。
　　直接信函的跟進。
　　直接信函前的提示。
　　如果您熟悉電話接近客戶的技巧，做好上述三個動作對您接下來的工作有莫大的幫助。
　專業電話接近技巧，可分為五個步驟：
　1、準備的技巧
　　打電話前，您必須先準備妥下列訊息：
　　潛在客戶的姓名職稱；
　　企業名稱及營業性質；
　　想好打電話給潛在客戶的理由；
　　準備好要說的內容
　　想好潛在客戶可能會提出的問題；
　　想好如何應付客戶的拒絕。
　　以上各點最好能將重點寫在便箋紙上。
　2、電話接通后的技巧
　　接下來，我們來看看電話接通后的技巧。一般而言，第一個接聽電話的是總機，您要有禮貌地用堅定的語氣說出您要找的潛在客戶的名稱；接下來接聽電話的是秘書，秘書多半負有一項任務——回絕老板們認為不必要的電話，因此，您必須簡短地介紹自己，要讓秘書感覺您要和老板談論的事情很重要，記住不要說太多。
　3、引起興趣的技巧
　　當潛在客戶接上電話時，您簡短、有禮貌的介紹自己后，應在最短的時間，引起潛在客戶的興趣。
4、訴說電話拜訪理由的技巧
　　依據您對潛在客戶事前的準備資料，對不同的潛在客戶應該有不同的理由。記住，如果您打電話的目的是要和潛在客戶約時間會面，千萬不要用電話談論太多有關銷售的內容。
　5、結束電話的技巧
　　電話不適合銷售、說明任何復雜的產品，您無法從客戶的表情、舉止判斷他的反應，并且無“見面三分情”的基礎，很容易遭到拒絕。因此您必須更有效地運用結束電話的技巧，達到您的目的后立刻結束電話的交談。
　　下面，我們來看一下電話接近技巧的范例。
　　銷售人員：您好。麻煩您接總務處陳處長。
　　總務處：您好。請問您找那一位？
　　銷售人員：麻煩請陳處長聽電話。
　　總務處：請問您是……？
　　銷售人員：我是大華公司業務主管王維正，我要和陳處長討論有關提高文書歸檔效率的事情。
　　銷售人員王維正用較權威地理由——提高文書歸檔效率——讓秘書很快地將電話接上陳處長。
　　陳處長：您好。
　　銷售人員：陳處長，您好。我是大華公司業務主管王維正，本公司是文書歸檔處理的專業廠商，我們開發出一項產品，能讓貴處的任何人在10秒鐘內能找出檔案內的任何資料相信將使貴處的工作效率，能大幅提升。
　　王維正以總務處的任何人在10秒內都能取得檔案內的任何資料，來引起陳處長的興趣。銷售人員在電話上與準客戶談話時要注意做到下面重點：①談話時要面帶笑容，雖然對方看不到您的笑容，但笑容能透過聲音傳播給對方。②經常稱呼準客戶的名字。③要表達熱心及熱誠的服務態度。
　　陳處長：10秒鐘，很快嘛！
　　銷售人員：處長的時間非常寶貴，不知道您下星期二或星期三，那一天方便，讓我向處長說明這項產品。
　　陳處長：下星期三下午二點好了。
　　銷售人員：謝謝陳處長，下星期三下午二點的時候準時拜訪您。
　　銷售人員王維正，雖然感覺出陳處長所謂“10秒鐘，很快嘛！”是抱著種懷疑的態度，但是他清楚今天打電話的目的是約下次會面的時間，因此不做任何解說，立刻陳述電話拜訪的理由，做出締結的動作——約定拜訪的時間，迅速結束電話的談話。