企業ERP管理模式實施的數據準備

      傳統的企業管理模式正由于信息化的不斷發展在迅速地變革，但我國的企業信息化建設還處在起步階段，ERP(Enterprise Resource Planning，企業資源計劃)等信息化系統實施的成功率還較低。要提高ERP實施的成功率，就必須做好實施前的數據準備工作，完整、準確的數據是保證高質量實施ERP的基礎。
　　人們常用“三分技術、七分管理、十二分數據”來形容數據在ERP項目中的重要性，以此來表達對數據的高度重視。事實上，花在ERP系統實現和技術準備上的時間并不多，真正需要大量時間完成的是伴隨整個實施過程的培訓、數據準備和管理變革這三項工作，它們往往占整個實施過程80%以上的時間。而且三者缺一不可，其中尤以數據準備工作量最大。
　　數據一般分為靜態數據和動態數據兩大類。靜態數據是開展業務活動的基礎數據，它通常包括系統本身的參數、單據編碼、物料編碼、庫位編碼、客戶編碼、供應商編碼、工作中心編碼、人員編碼、產品結構數據、系統操作權限設置、財務的科目設置等。而動態數據則是業務活動過程中產生的數據，它通常包括車間訂單申請、車間訂單、采購訂單申請、采購訂單、銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票、采購入庫單、供應商發票、退庫單、收料單、退料單、付款單、庫存事務數據等。
　　由于靜態數據和動態數據的類型不同，在實施中采用的準備對策也有所不同。對于靜態數據，往往在實施的開始階段就著手準備，準備時間也比較長，可以安排專人負責。而動態數據往往在系統上線切換點之前才開始準備，準備時間短，因而需要投入的人力也比較多。
　　在所有的數據中，物料數據是分布最廣、數量最多的數據。它既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產、低值易耗品等。所以要首先把工作重心放在物料數據準備上。
　　明確了需要準備什么數據，下一步就是制定相應的編碼規則。要確保ERP實施的質量，必須強化實施中的標準化管理工作。對數據準備工作來說，就是制定適宜各業務部門使用的編碼規則，并要求各業務部門認真執行這些標準，嚴格按照標準化要求，進行規范化操作、標準化管理，這樣才能保證ERP系統實施的質量。
　　數據編碼規則基本都遵循以下原則:
　　唯一性: 即一物一碼，必須保證一種物料僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一種物料。同時必須避免和防止一物多碼和多物一碼現象的出現。例如: 物料編碼0001只能表示A零件。
　　標準性: 編碼應提高標準化程度，盡可能與國際或國家行業標準相吻合。
　　另外，考慮到編碼應盡可能好記易用，在滿足要求的情況下盡可能的短小，這樣有利于提高錄入效率。同時，讓編碼在其整個生命周期內標識碼保持不變，也有利于提高編碼的普及率和利用率。
　　實用性: 從實用性角度出發，編碼應符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對信息編碼的需求，又兼顧企業的現狀。
　　原來柳工的零件代碼是在開發設計時由設計人員自行編制的，如: ZL50A.12A.3-1，其含義為ZL50A系列裝載機第12部分的第3個部件的第1個零件。每設計的一個零件最終必須歸屬到一個最終產品，如上面的ZL50A裝載機。而且，這種標注方法不能確切知道其材料屬性，當其材料設計更改時，零件號只會更改為ZL50A.12A.3-1A或ZL50A.12A.3-1B。在實施ERP之后，需要使用物料、部門、工作中心、倉庫、貨位、帳號等數十種編碼。因此，使用格式不同、特征明顯的代碼就容易辨認與區分，不會被混淆誤解，使用也更方便。有些看似性質不同的編碼對象，會在ERP中交叉使用，如果這些編碼相似，就有可能發生一碼多義或使用混淆。所以編碼格式是對編碼對象歸類分組的標準和線索，劃分清晰的層次，標注明顯特征，并且易懂好記，給輸入、查詢、分類、輸出都帶來方便。
　　完成編碼規則后，依據編碼規則逐條確定靜態數據和編碼，從而完成整個靜態基礎數據的整理工作。
　　有了基礎數據，就有了ERP運行的基礎。但ERP上線后，系統里的數據是不是能夠反映現實情況，就要看初始化數據能不能及時準確地錄入系統了。
　　由于初始化數據反映的是上線時間點的數據，因此過早準備初始化數據是沒有意義的，這些事務處理數據都是動態的，每天都在變化。因此完成初始化數據準備需要更詳盡的計劃。
根據項目的實施進度，確認正式的上線切換時間。由于涉及財務方面的諸多問題，一般系統切換時間確定在企業下一會計月的開始日。
　　在切換前必須進行全面的庫存盤點，盤點時間一般安排在實施前2～3周，并在財務上進行相應的盤盈盤虧處理。盤點時必須使用新的編碼，并及時核對新編碼是否有錯編、漏編、重編的情況。
　　同時，要求各業務部門在上線切換前盡可能處理完未結清的各種帳務、訂單和應收應付單據，以減少系統切換的難度，同時也降低日后核賬的工作量。
　　在上線切換前1～2周，集中人力將靜態數據導入或者手工錄入系統。在做數據收集時，最好事先做好規范的模板表格，確定不允許修改的關鍵字段，以利于數據的匯總和排序。
　　在確定的切換日將庫存期初數據、科目余額和未結單據錄入系統。也可視數據量的多少適當提前或滯后錄入時間，但必須保持系統數據與實際情況相符。實施前，應先通過管理措施盡量減少期初數據量，并力保每一條數據都準確無誤。另外，應盡早安排對賬，因為對賬越晚，數據的差異越大，也越難對得上。
　　系統上線后，還應從管理上嚴格要求業務處理與數據錄入同步進行，不能積壓單據做一次性的補錄工作，如因不可預計的原因造成數據錄入滯后，必須集中力量盡快解決。
　　系統上線實施后的一個月內，要通過核對手工賬和實物，檢查系統數據的準確性，并分析差異所在，進行調整。
　　數據的質量是至關重要的，因為錯誤的數據沒有任何現實的意義，ERP是建立在業務流程數據準確性和時效性基礎上的企業管理軟件，如果企業不重視數據的準確性和時效性，那么ERP系統非但不能有效地提升企業的管理水平和市場競爭力，反而會給企業的正常運轉帶來災難。
　　要得到企業真實準確的基礎數據，首先要對ERP項目真正理解和高度重視，讓企業把認識及實施ERP的過程，引申到企業內部改革、強化管理、轉換企業機制等一系列提高企業管理水平的過程，進行管理創新、制度創新。只有這樣，我們實施ERP才可能真正的成功。