當(dāng)前特種設(shè)備使用單位檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

解決的對(duì)策與建議

一、提高認(rèn)識(shí)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任感

一是提高認(rèn)識(shí)。“檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來”。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性、安全性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。

二是強(qiáng)化法制意識(shí)。樹立法制觀念，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要在學(xué)習(xí)《特種設(shè)備安全法》、《檔案法》等國家法律法規(guī)上下功夫，使依法管檔意識(shí)深入人心。使檔案管理人員做到學(xué)法、知法、懂法、執(zhí)法，提高按法律、規(guī)律、程序、制度辦事的自覺性，解決和杜絕檔案管理可有可無等錯(cuò)誤思想。

三是增強(qiáng)責(zé)任感。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，定期檢查、定期調(diào)度，掌握檔案管理情況;檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境;要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案管理工作的自覺性。

二、健全完善檔案管理制度

健全和完善檔案管理制度是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理制度一般包括：檔案的搜集、整理、歸檔;閱覽、外借、復(fù)制;檔案管理人員的任命、培訓(xùn)、調(diào)離、交接;監(jiān)督、檢查等制度。健全完善的檔案管理制度應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

一是科學(xué)性、合理性。建立的檔案管理制度必須符合單位特點(diǎn)和特種設(shè)備檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

二是簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

三是堅(jiān)持檔案管理制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束檔案管理員。

四是堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案管理制度一旦確立，就必須嚴(yán)格執(zhí)行。在制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

總之，用制度保障檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

三、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理水平，影響單位形象，甚至影響單位的安全生產(chǎn)。所以，提高檔案工作者的素質(zhì)，科學(xué)管理檔案，充分利用檔案服務(wù)安全生產(chǎn)。

一是選準(zhǔn)配好檔案管理人員。將辦事認(rèn)真、細(xì)心、勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。

二是檔案管理人員要熟悉工作流程。在檔案收集、整理、歸檔、管理等過程中嚴(yán)格把關(guān)。需要錄入微機(jī)的應(yīng)及時(shí)錄入微機(jī)，使利用者通過OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方便查、借閱。

三是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。既要選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，又要鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案管理人員的實(shí)際操作技能。

四是組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來教、走出去學(xué)”的辦法，請(qǐng)檔案主管部門的業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，組織檔案管理人員到檔案管理先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，實(shí)地觀摩檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能。

四、以規(guī)范管理提高檔案質(zhì)量

一是規(guī)范歸檔材料收集工作。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，分門別類進(jìn)行收集，(1)《特種設(shè)備安全法》第三十五條規(guī)定的內(nèi)容，必須收集齊全。即：“(一)特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗(yàn)證明等相關(guān)技術(shù)資料和文件;(二)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄;(三)特種設(shè)備的日常使用狀況記錄;(四)特種設(shè)備及其附屬儀器儀表的維護(hù)保養(yǎng)記錄;(五)特種設(shè)備的運(yùn)行故障和事故記錄。”(2)單位檔案管理規(guī)章制度、單位特種設(shè)備管理規(guī)定、特種設(shè)備管理會(huì)議紀(jì)要等。(3)檔案管理人員任命、離任、調(diào)整、交接等方面的文件、手續(xù)等。(4)使用單位監(jiān)督檢查記錄、違章處理記錄等。

二是規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照特種設(shè)備檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。

三是規(guī)范檔案管理工作。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，全面配置防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等安全保管設(shè)備。

四是采用信息化手段管理檔案。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，特種設(shè)備使用單位應(yīng)充分運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，特別是信息管理系統(tǒng)、OA辦公軟件等，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

五、強(qiáng)化檔案監(jiān)督交接工作

檔案的交接工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《特種設(shè)備安全法》、《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)賦予檔案人員的職責(zé)。檔案交接必須按照《檔案管理制度》規(guī)定實(shí)施監(jiān)督交接，檔案監(jiān)督交接工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用。因此，無論是特種設(shè)備檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是具體負(fù)責(zé)檔案保管人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督交接。檔案監(jiān)督交接人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。檔案管理人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接;檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)督交接。交接雙方在監(jiān)督交接人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文書上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等。移交文書一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文書上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

六、加強(qiáng)檔案監(jiān)督

一是對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督。檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案工作;較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);較深的文化素養(yǎng)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。因此，對(duì)檔案管理人員實(shí)施半年和年度考核，重點(diǎn)考核他們的德能勤績(jī)和工作質(zhì)量，促進(jìn)提高檔案管理水平。

二是對(duì)檔案定期檢查。定期檢查檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。重點(diǎn)查看檔號(hào)、案卷標(biāo)題是否規(guī)范;是否有案卷卷內(nèi)目錄;案卷內(nèi)容是否齊全等。

三是監(jiān)督制度實(shí)施情況，特別是監(jiān)督閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度、監(jiān)交制度等是否得到落實(shí)。對(duì)借閱的檔案逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，應(yīng)依法嚴(yán)肅查處。

(作者單位：山東省特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院泰安分院)